Excel werkt. Tot je proces ervan afhankelijk wordt.

Veel processen beginnen niet met een softwarevraag. Er komt een spreadsheet bij omdat iemand overzicht nodig heeft: welke aanvraag staat open, wie moet nog reageren en wanneer is de volgende afspraak? Dat is praktisch, totdat de spreadsheet zelf het proces moet bewaken.

Wanneer wordt een spreadsheet kwetsbaar?

Niet omdat Excel verkeerd is, maar omdat de manier van werken verandert. Meerdere mensen passen informatie aan, er ontstaan versies naast elkaar en opvolging zit in iemands agenda of mailbox. Dan is het steeds meer werk om te weten wat de actuele stand is.

• Collega's vragen elkaar welke versie of status klopt.
• Een aanvraag wacht op akkoord, maar de eigenaar is niet duidelijk.
• Dezelfde relatie- of projectgegevens worden op meerdere plekken bijgehouden.
• Een vervolgactie wordt pas zichtbaar als iemand er zelf aan denkt.

De oplossing is niet automatisch een groter systeem

Een spreadsheet kan goed blijven voor een eenvoudige lijst of tijdelijke analyse. Als je vooral vastloopt op overdrachten, taken en status, onderzoek dan eerst welk deel van het proces structuur nodig heeft. Soms is een bestaande functie of een duidelijke afspraak genoeg. Soms helpt een aparte procesinrichting naast je financiële of andere standaardsoftware.

Bijvoorbeeld: een relatie heeft contactgegevens en lopende projecten; binnen een project wil je afspraken en taken kunnen terugvinden. Als die informatie en opvolging nu verspreid staan, kan het helpen ze in één werkproces bij elkaar te brengen. Exact Online kan ondertussen de basis blijven voor de administratie.

Doe een korte praktijktest

Kies één recente aanvraag en volg die van begin tot eind. Kun je zonder navragen zien wie verantwoordelijk is, wat al is gebeurd, welke informatie nog ontbreekt en wat de volgende actie is? Als dat lastig is, heb je een concreet proces om samen te bekijken.

Begin klein. Breng niet meteen alle spreadsheets in kaart, maar kies het terugkerende proces waar onduidelijkheid of dubbel werk het meeste tijd kost.