Standaardsoftware, maatwerk of een aanvullende proceslaag?
Een proces loopt vast en er komt een softwarevraag op tafel. Maar de keuze is niet altijd: doorgaan zoals het gaat of een compleet nieuw systeem invoeren. Begin met wat het proces nodig heeft.
De beste oplossing hangt af van het knelpunt
Standaardsoftware
Vaak passend als het proces gangbaar is en je met vaste functies en werkwijzen uit de voeten kunt. Kijk eerst of de software die je al gebruikt een functie biedt die nog niet is ingericht.
Een aanvullende proceslaag
Kan passen als de basissoftware goed werkt, maar aanvragen, afspraken, taken of goedkeuringen daaromheen niet goed aansluiten op jullie manier van werken.
Traditioneel maatwerk
Kan nodig zijn als de oplossing heel specifieke eisen heeft of als een eigen technische architectuur belangrijk is. Houd rekening met de keuzes rond ontwikkeling en beheer.
Stel eerst deze vragen
Een goede keuze begint niet bij een lijst functies, maar bij het werk dat mensen dagelijks proberen gedaan te krijgen.
- Welke stap kost nu het meeste handwerk of zorgt voor onduidelijkheid?
- Welke informatie moet beschikbaar zijn en voor wie?
- Waar moet een mens controleren, beslissen of een uitzondering afhandelen?
- Welke bestaande software werkt goed en moet gewoon blijven?
- Kun je de eerste verbetering afbakenen tot één concreet proces?
Als Exact Online je administratie goed ondersteunt, hoeft een procesknelpunt daar niet automatisch een vervanging van te maken. Exact Online kan de basis blijven voor administratie, bankkoppelingen en btw-aangiftes. Een aanvullende proceslaag kan de bedrijfsspecifieke stappen organiseren en afgesproken gegevens op het juiste moment overdragen.
Een relatie is meer dan een adres in je administratie
Bij een relatie horen ook contactpersonen, projecten en activiteiten. Als medewerkers daarvoor verschillende lijsten of mailboxen gebruiken, kan een aanvullende procesinrichting die informatie bijeenbrengen zonder de financiële basis te vervangen.
Vergelijk de routes op de praktijk
| Vraag | Standaardsoftware | Aanvullende proceslaag | Maatwerk |
|---|---|---|---|
| Het proces is gangbaar | Vaak een logische eerste stap | Alleen als er aanvullende processtappen zijn | Mogelijk meer dan nodig |
| De basissoftware werkt goed | Behoud en richt verder in | Vult specifieke stappen eromheen aan | Afwegen tegen impact van een eigen oplossing |
| De werkwijze is heel specifiek | Controleer eerst de beschikbare inrichting | Kan helpen bij afgebakende procesbehoeften | Kan passend zijn bij vergaande eisen |
Dit zijn aandachtspunten, geen vaste regels. De keuze hangt af van onder meer proces, bestaande systemen, beheer en gewenste verandering.
Maak de keuze concreet met één proces
Breng het knelpunt en de bestaande software in kaart. Dan kun je gericht beoordelen of aanpassen, aanvullen of maatwerk de meest logische route is.