Gegevens staan op meerdere plekken
Klant- of leveranciersinformatie komt binnen via e-mail, spreadsheets en documenten en wordt daarna nog eens vastgelegd.
Offertes en inkoop naast Exact Online
Offertes en inkooporders steeds opnieuw overtypen in Exact Online?
Een aanvraag komt binnen via e-mail, gegevens staan in Excel en na akkoord voert iemand ze opnieuw in. Exact Online is sterk voor je administratie, bankkoppelingen en btw-aangiftes. Bloom helpt het proces eromheen te organiseren, zodat je minder dubbel werk hebt en duidelijker ziet wat de volgende stap is.
Herkenbaar?
Het overtypen is vaak maar één deel van het probleem
Rond offertes en inkoop zitten meestal ook controles, goedkeuringen en opvolging. Als die stappen verspreid staan, is het lastig te zien welke informatie klopt en wie aan zet is.
Akkoord blijft in de mailbox hangen
Een offerte of inkoopaanvraag wacht op controle, maar de status en verantwoordelijke zijn niet voor iedereen duidelijk.
Opvolging vraagt handmatig werk
Medewerkers moeten zelf onthouden dat een aanvraag nog aangevuld, goedgekeurd of verwerkt moet worden.
Een proces naast Exact Online
Van aanvraag en controle naar gerichte overdracht
Bloom brengt de processtappen samen. Welke gegevens worden uitgewisseld en op welk moment, spreken we per inrichting af.
1. Registreer
Leg de aanvraag, relevante relatiegegevens en benodigde documenten vast.
2. Controleer
Vul ontbrekende informatie aan en laat de juiste persoon beoordelen.
3. Maak output
Genereer waar nodig een offerte, bevestiging of ander procesdocument.
4. Volg op
Houd de status bij en maak vervolgacties zichtbaar voor betrokkenen.
5. Draag over
Geef afgesproken gegevens op het juiste moment door aan Exact Online.
Niet iedere koppeling werkt op dezelfde manier. De richting, frequentie, controles en afhandeling van fouten worden per proces bepaald.
Een voorbeeld: van inkoopaanvraag tot ordergegevens
Nu: losse overdrachten
Een medewerker vraagt een prijs op, ontvangt een leveranciersvoorstel per e-mail en zet de gegevens in een spreadsheet. Na akkoord voert iemand de informatie opnieuw in en zoekt later uit of alles is verwerkt.
Met Bloom: stappen en status bij elkaar
De aanvraag, het voorstel, de controle en de goedkeuring worden in één proces gevolgd. Na akkoord kunnen afgesproken gegevens worden klaargezet of overgedragen aan Exact Online. Uitzonderingen blijven zichtbaar voor een medewerker.
Hetzelfde uitgangspunt kan gelden voor offertes: organiseer aanvraag, beoordeling, document en opvolging in Bloom, en bepaal wanneer gegevens naar Exact Online gaan.
Aanvullen wat al goed werkt
Je hoeft Exact Online niet te vervangen
Exact Online kan de basis blijven voor de administratie en financiële verwerking. Bloom voegt een proceslaag toe voor bedrijfsspecifieke stappen die nu in e-mail, spreadsheets of losse documenten blijven hangen.
- Begin met één concreet proces rond offertes of inkoop.
- Leg vast wat in Exact Online blijft en wat Bloom organiseert.
- Automatiseer herhaalbare stappen en houd uitzonderingen controleerbaar.
- Breid pas uit als de eerste processtap in de praktijk goed werkt.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over offertes, inkoop en Exact Online
Moet ik mijn administratie uit Exact Online halen?
Nee. Het uitgangspunt is dat Exact Online blijft doen waar het goed in is. Bloom kan de ontbrekende processtappen eromheen organiseren.
Kan Bloom zowel offerte- als inkoopprocessen ondersteunen?
Bloom kan bedrijfsspecifieke processen voor aanvragen, controles, goedkeuringen, documenten en opvolging ondersteunen. Welke stappen en gegevens nodig zijn, bepalen we per proces.
Worden gegevens altijd automatisch en realtime gesynchroniseerd?
Dat is geen algemene aanname. De gegevensuitwisseling met Exact Online wordt per oplossing ingericht, inclusief het moment van uitwisseling en de controles daarop.
Moet ik meteen het hele proceslandschap aanpassen?
Nee. Begin liever met één herkenbaar knelpunt, zoals een terugkerende inkoopaanvraag of offerteoverdracht. Daarna kun je bepalen of uitbreiding zinvol is.
Eerste stap
Breng één proces in kaart
Vertel waar offertes of inkooporders nu blijven hangen en welke gegevens dubbel worden ingevoerd. Dan bekijken we samen of Bloom past en wat een werkbare eerste afbakening is.